Co aktualnie obowiązujące w Polsce przepisy – nie tylko RODO, ale również inne: Ustawa o dowodach osobistych, Kodeks pracy czy Prawo bankowe – mówią o kserowaniu dowodu osobistego? Czy takie działanie jest zgodne z prawem? Jak w kontekście RODO wygląda sytuacja dowodów osobistych z warstwą elektroniczną, czyli e-dowodów?
Kiedy może być potrzebne ksero dowodu osobistego?
Istnieje szereg sytuacji, gdy potrzebne jest ksero dowodu osobistego np. dla banku czy do sporządzenia umowy przez pracodawcę. Takie kwestie reguluje przede wszystkim Ustawa o dowodzie osobistym, ale również inne dokumenty (w tym między innymi RODO). Skąd czerpać wiedzę na temat aktualnie obowiązujących przepisów? Szkolenia RODO – zarówno zlecane firmom zewnętrznym, jak i odbywające się wewnątrz danej jednostki – pozwolą na skonfrontowanie poziomu posiadanej wiedzy z wymaganą przez unijne rozporządzenie.
W artykule 4. wymienionej powyżej ustawy znajduje się m.in. zapis o tym, że osoba, która bezpodstawnie zatrzymuje cudzy dowód osobisty może podlegać karze grzywny, a nawet pozbawienia wolności. Takie praktyki – zatrzymywania dowodu – są stosowane np. przez wypożyczalnie sprzętu sportowego lub firmy z branży telekomunikacyjnej, ale nie są zgodne z polskim prawem.
Kserowanie dowodów osobistych jest dozwolone w branży bankowej. Według Prawa bankowego bank może – dla celów prowadzonej działalności bankowej – przetwarzać informacje pochodzące z dokumentów tożsamości osób fizycznych, czyli obecnych lub potencjalnych klientów. Czynnością bankową może być np. bieżące prowadzenie rachunku lub przygotowanie wniosku o udzieleniu kredytu, ale nie działania marketingowe czy promocyjne. Dozwolone jest przetwarzanie wyłącznie tych informacji, które są niezbędne do zrealizowania celu określonego w umowie.
Kserowanie dowodów osobistych to również popularna praktyka w sytuacji, gdy ktoś podejmuje nową pracę. Przed jej rozpoczęciem pracodawca wymaga złożenia kompletu dokumentów. Kodeks pracy precyzuje, jakich danych można zażądać od przyszłego pracownika. Jest to absolutne minimum, czyli imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, adres korespondencyjny, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Innych informacji, na przykład danych osobowych dzieci, pracodawca może żądać tylko wtedy, gdy są one konieczne do przyznania świadczeń pracowniczych.
Kopia dowodu osobistego a RODO
Według Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych kserowanie dowodu osobistego przez pracodawcę może naruszać RODO w określonych sytuacjach. Jakich? Jeżeli tym sposobem uzyska więcej informacji o pracowniku, niż jest do tego uprawniony. Jak pracodawca może sobie z tym poradzić, by działać w zgodzie z obowiązującymi przepisami?
Jedną z najważniejszych zasad, regulowaną przez RODO, jest minimalizacja danych, czyli przetwarzanie tylko niezbędnych do określonego celu danych. Dane potrzebne do sporządzenia umowy z nowym pracownikiem można uzyskać w inny sposób niż z kopii dowodu osobistego – na przykład za pomocą odpowiedniego formularza. Jeżeli jednak przyszły pracownik otrzymał żądanie, by złożyć ksero dowodu osobistego, to na kopii należy zamazać lub zakryć wszystkie dane, które są zbędne do zrealizowania celu (sporządzenia umowy o pracę), na przykład płeć czy miejsce urodzenia.
Wszystko o e-dowodzie osobistym
Każda osoba, która złożyła wniosek o dowód osobisty od 4 marca 2019 roku i później, na swoim nowym dokumencie będzie mieć warstwę elektroniczną. We wniosku nie trzeba deklarować, że w dowodzie ma się znaleźć również warstwa elektroniczna, bo każdy dokument wydany na podstawie wniosku złożonego od 4 marca bieżącego roku będzie ją posiadać. Elektroniczny dowód osobisty został wyposażony w wbudowany, bezstykowy chip. E-dowód działa jak karta płatnicza – przykłada się ją do czytnika, a ten odczytuje z niego dane. Jedyna dodatkowa informacja, która odróżnia e-dowód od standardowego dowodu osobistego, to numer CAN na pierwszej stronie dokumentu oraz ten sam numer zapisany w kodzie kreskowym na odwrocie.
Jakie są praktyczne zastosowania e-dowodu? Osoba posiadająca e-dowód osobisty może przy pomocy tego dokumentu zalogować się do ePUAP-u lub skorzystać z automatycznych bramek granicznych na lotniskach. Elektroniczne podpisywanie dokumentów czy załatwienie urzędowych formalności jest możliwe tylko wtedy, gdy użytkownik odblokuje kodem PUK kody PIN dla certyfikatów, a następnie ustawi PIN do profilu osobistego i podpisu osobistego. Należy również pamiętać, że podróżowanie z e-dowodem jest możliwe tylko do państw, które uznają go za dokument podróży.
Co z osobami, które posiadają dowód bez warstwy elektronicznej? Jeżeli dokument jest ważny, to nie ma obowiązku na razie go wymieniać na nowy. Ważność dowodu osobistego z elektroniczną warstwą jest taka sama jak standardowego dowodu osobistego – wynosi 10 lat. Docelowo do końca 2029 roku wszystkie dowody osobiste obywateli Polski będą wymienione na e-dowody. Właściciel dowodu może w każdym momencie złożyć wniosek o wymianę dowodu osobistego na e-dowód – wymiana jest bezpłatna. Wniosek o dokument z warstwą elektroniczną można złożyć przez internet lub w urzędzie gminy.
E-dowód osobisty a przepisy RODO
Dowód osobisty z warstwą elektroniczną to odpowiedź na postępujący we wszystkich obszarach życia rozwój technologiczny. Z punktu widzenia RODO najważniejszą zaletą dowodów z warstwą elektroniczną jest bezpieczeństwo. Zabezpieczenia, które zostały zastosowane w e-dowodzie, zostały zaprojektowane w taki sposób, by uniemożliwić do niego dostęp – bez wiedzy i zgody posiadacza e-dowodu – osobom nieupoważnionym.
W sytuacji zagubienia, uszkodzenia lub kradzieży e-dowodu wystarczy zgłosić to przez internet – dokument od razu zostanie unieważniony. Istnieje również możliwość czasowego zawieszenia e-dowodu. Jeżeli nie mamy stuprocentowej pewności, że dokument się nie znajdzie, można zawiesić go maksymalnie na 14 dni – w tym czasie da się cofnąć zawieszenie, a jeżeli nie zostanie to zrobione, to dokument zostanie unieważniony.
Dowód z warstwą elektroniczną to jedna z inicjatyw, powiązana z projektem “Kampania edukacyjno-informacyjna na rzecz upowszechniania korzyści z wykorzystywania technologii cyfrowych”. Projekt realizuje Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z Państwowym Instytutem Badawczym NASK. Jaki jest cel tej kampanii? Przede wszystkim promowanie wykorzystywania technologii w życiu codziennym. Warto pokazywać, że osoby w każdym wieku mogą i potrafią korzystać z takich innowacyjnych rozwiązań, a także przełamywać bariery i stereotypy, że polskie społeczeństwo nie ma na tym polu odpowiednich kompetencji.
Zdjęcie: Fotolia.
